VITRA: Distributed Work

Da sich die Frage, wo und wie wir arbeiten, ändert, ist es die Absicht von Vitra, Ihnen die neuesten Erkenntnisse und Erkenntnisse zur Verfügung zu stellen, die Ihnen dabei helfen, durch diesen Prozess zu führen. Wir greifen auf das Wissen unseres Netzwerks von Vordenkleitern, Experten, Wissenschaftlern, Designern, Architekten, Kunden und auf unsere eigenen Erkenntnisse zurück, die wir aus der Umsetzung von Projekten mit unseren Partnern und Kunden, in unseren eigenen Showrooms und Arbeitsplätzen und auf dem Vitra Campus gewonnen haben. Die permanenten Auswirkungen auf unsere Arbeitsmuster sind noch unbekannt, aber wir lernen jeden Tag mehr. Unsere Beiträge über die Zukunft von Shared Spaces stellen die neuesten Erkenntnisse vor. Sie können die aktuellen Versionen unter vitra.com/distributed-work lesen.

Einige Unternehmen haben sich bereits der neuen hybriden Realität gestellt und die Schritte mitgeteilt, die sie unternehmen, um sie nach aussen unterzubringen. Aber was ist hinter den Kulissen?

Wie spielt sich dieser Mentalitätswandel in der Praxis ab? Drei Unternehmen geben uns exklusive Einblicke in die Art und Weise, wie sie sich angepasst haben und wie sie eine ganz oder teilweise verteilte Organisation arbeiten lassen.

VERTEILTE ARBEIT BEI VITRA

Als die  Pandemie  zuschlug,  wurden konventionelle  Arbeitsmodelle    ins  Wanken gebracht.   Unternehmen haben ihre  Büros eilig  geräumt, und die Mitarbeiter  waren    gezwungen, sich auf  Remote-Arbeiten     einzustellen.   Jetzt,ein  Jahr später, ist es  möglich  geworden,  diese  Veränderungen zu  analysieren  und mit der Planung  für  die  Zukunft zu beginnen.    Auf  den             kommenden  Seiten erzählen     wir,  wie  Vitra  den  Herausforderungen  des  vergangenen  Jahres begegnet ist,  und  enthüllen   das  neue  hybride  Arbeitsmodell,  das  wir  als  Reaktion auf  die  Krise entwickelt haben. In einer Zeit  des  radikalen   Wandels teilen wir  unsere  Erfahrungen.

„Esi st  eine  Geschichte, die Unternehmen  auf  der  ganzen  Welt vertraut ist“,  sagt  Nora Fehlbaum, CEO  von  Vitra. „Als  die  Pandemie  zuschlug,  ging unser  Team bei Vitra  in die Sperre  und  wir  mussten    ein  Working  from  home  (WFH)Programm  mit  wenig  Erfahrung  oder  Zeit für die  Vorbereitunginitiieren.“ 

Es war  die  Art  von  Veränderung,  die   Verwüstung hätte  anrichten  können.  „Krisenmodus“,  erinnert sich Sonja Hornberger,  Chief  HR  Officer von Vitra, „aber  Krise  ist auch eine  Chance,  neue  Rahmenbedingungen  und  Ideen zu entwickeln.“   Die bereits vorhandene  digitale  Infrastruktur  wurde  angepasst, um den  Übergang  ins         Fernarbeiten   zu unterstützen,  während  zusätzliche  Initiativen  gestartet wurden, um Lücken zu  schließen, die durch  die  Sperrung entstanden sind:  von  zweiwöchentlichen  Audio-Nachrichten  aus  Fehlbaum, die die Gesamtrichtung   zur Verfügung stellten, bis hin  zu  spontanen  Kaffeevormittagen, gesunden   Kochsitzungen    und  E-Learning-Veranstaltungen  . „Wir  waren        gezwungen,  aus der Ferne zu  arbeiten, wollten   aber einen  Rahmen schaffen, der für  Vitra  gelten    könnte“,   sagt  Hornberger, „nicht nur  für  die  Pandemie“.

Unser erster  Fokus lag auf der Erfüllung  der  unmittelbaren  Anforderungen    der  Krise und „derNavigation  der  gesamten  Organisation  durch  diese  unsicheren  Zeiten“,  erklärt  Hornberger. Doch  als  die nationalen  Vorschriften  nachkamen, begannen  unsere  Teams,    unter  strengen  Gesundheits-  und  Sicherheitsmaßnahmen  an den  Arbeitsplatz    zurückzukehren.  „Für  mich  und  mein  Team war   es immer die Absicht,   wiederzukommen“,    sagt  Tim Reusch,  internationaler  Leiter  des  Vitra Consulting  &  Planning  Studio. „Wir  alle  erlebten die Herausforderungen     der    Arbeit von zu Hause  aus  –  es gab  ein  wenig einen Mangel  an  Intuition,  Schnelligkeit und  Wissenstransfer.“  Die  Bedeutung    dieser  Rückkehr  wird  auch  von  Pirjo Kiefer,  Leiter  des  Vitra Consulting  &  Planning  Studio in Deutschland, anerkannt: „Nach  fast  drei  Monaten bin ich wieder auf  den  Vitra Campus zurückgekehrt, ich bin vor   Freude  gesprungen!“  sagt sie.   „Ich  konnte  mich wieder    mit dem  Geist  von  Vitra verbinden und es fühlte sich an,  als  käme ich  nach Hause. Wir  alle  brauchen  eine  physische  Verbindung  zu dem Unternehmen,  für das   wir  arbeiten, und  noch  mehr zu den Menschen,  mit denen  wir  zusammenarbeiten,   seien  es  Kollegen  oder Kunden.“ 

Bei Vitra haben wir  nie  eine  Mehrheit  WFH  Belegschaft in Betracht gezogen.  Während  der  gesamten Pandemie verließen wir uns darauf,  dass   unsere  Produktionsarbeiter    in  unseren  Fabriken präsent  waren.  Als  die Einschränkungen  nachließen, war   es    wichtig,  die   Bemühungen  aller  unserer  Mitarbeiter anzuerkennen und kein  Zweiklassensystem   zu etablieren.  „Wenn  ich mir  ansehe,   was  das Personal vermisst hat, dann sind es die Menschen  und  die  Gemeinschaft, aber auch, dass man mit  dem,  was  man in seiner  Arbeit macht, sichtbar ist“,  sagt  Reusch. ‚Du  vermissst  die  Spontaneität  der Interaktion.‘   In  diesem  Weghaben wir  einen  klaren  Drang beobachtet,  zu    Gemeinschaftsräumen     zurückzukehren.  „Wir  glauben,  dass  unsere  Gedanken  und  Gefühle  von  unserer   Umgebung  geprägt  sind  –  ob zu  Hause, bei der  Arbeit  oder  unterwegs“,  erklärt   Fehlbaum. „Unsere  eigene  Arbeitskultur    ist  fest  in  unseren  Büros verankert,   auch  wenn  wir uns dafür entscheiden, bestimmte  Aufgaben zu  Hause  in  anderen  Umgebungen zu erledigen.“ 

Das Ergebnis    dieser  Philosophie  ist  ein hybrides     Arbeitssystem    –  was  Kiefer  als  „fluidmix  aus  Zusammenarbeit  im Büro und Tieferarbeit    zu  Hause  oder an einem  geeigneten  dritten  Platz“ beschreibt.  Es  ist  ein  Ansatz, der sich  mit  den  Realitäten  der  zeitgenössischen  Arbeit auseinandersetzt.  „Die  Pandemie hat uns  geholfen,  die Arbeit  anders zu  verstehen“,   sagt  Reusch. „Wir  hatten   viel  mehr  Zeit,  über  Dinge   nachzudenken,   was  es uns  ermöglicht  hat,  einige  Gewohnheiten in Frage zu stellen.“   Mehr  kollaborative  Aufgaben  können  natürlich  einen  Arbeiter  ins    Büro ziehen,  während  fokussiert, individuelle  Arbeit  kann  besser von zu Hause aus  getan  werden.    Bei Vitra  bedeutet dies,  dass  kein  Arbeitsplatz  für  einen  Mitarbeiter     reserviert    wird,   der nur  für  einen Teil  der    Woche anwesend  ist, so  wie  WFH  nicht  mehr  als Privileg, sondern als normaler  Arbeitsmodus  angesehen wird.   „Wir sind  vom  Krisenmodus    in  eine  strategische  Richtung  für  die  Zukunft übergegangen“,   sagt  Hornberger.

Die meisten Unternehmen  sind auf der   Suche  nach    einem  Hybrid-Modell    dieser  Art, aber  das  Modell  erfordert  Interpretation. Als  Team        können Sie  entscheiden,  dass  bestimmte  Wochentage  persönliche  Anwesenheit erfordern,   oder  Sie  können  festgelegte  Tage  für  bestimmte  Aktivitäten zuweisen.  Auch Flexibilität    muss  verwaltet werden.  Bei Vitra    wurden die  Rollen  der  einzelnen  Teammitglieder    in  vier  Kategorien eingeteilt: Bürobewohner,  die  ausschließlich von einem  Firmenraum  aus   arbeiten;             Arbeitsbegeisterte, die  drei  bis  vier  Tage die Woche im Büro verbringen;      Arbeitsbürger,  die  ihre  Zeit  zwischen  dem Büro und der Fernarbeit    gleichmäßig aufteilen; und  Nomaden,  die  ausschließlich aus der Ferne arbeiten,   nur  ins  Büro  für  vorgeplante  Besuche kommen.  In  jedem  Fall   wurde die Entscheidung,  in einer  bestimmten  Weise    zu  arbeiten,  nach  einigen  einfachen  Fragen einvernehmlich  vereinbart.  Kann ich  meine  Arbeit  außerhalb  eines   definierten  Arbeitsplatzes erledigen? Verlassen  sich andere  auf  mich, um ihre  Aufgaben zu  erfüllen?  Muss ich      anwesend  sein, um  persönlich  mit  Partnern zusammenzuarbeiten?    „Langfristig  geben wir     Mitarbeitern  die  Möglichkeit,    bis zur Hälfte   der  Woche von  überall aus   zu    arbeiten, aber  wir konzentrieren uns  dennoch  auf   die Unterstützung  realer Interaktionen    innerhalb  unserer  Teams. Es ist  eine Mischung aus    beiden  Welten,  die  perfekt ist“,   sagt  Kiefer. „Sie  können sich wieder zu Hause    konzentrieren, aber Sie sind immer noch  Teil dieses  Ökosystems.“ 

Auch dieses  Hybridmodell    hat  direkte    Auswirkungen auf Büroflächen.   Um   auf die erwarteten  Veränderungen  in  der  Nutzung  unserer  physischen  Umgebungen zu  reagieren,  haben   wir  das Club Office entwickelt  – ein  neues  Konzept,  das  auf  das sich verändernde  Gesicht  der  Arbeit reagiert und  das  erste  Beispiel,    das  gerade  in  unserem  Hauptsitz in Birsfelden eröffnet  wurde.  „Ich  glaube   nicht,  dass  Büros  nach  der  Pandemie komplett neu gestaltet  werden    müssen, aber  es  ist notwendig,  Transparenz  innerhalb  eines  Unternehmens zu  schaffen“,   sagt  Reusch. „Der Club  ist  die  Idee,    einen  Ort zu haben, der jeden  verbinden    kann  und von wo aus  jeder die  Reise  beginnt. Die People,  ihre  Arbeit  und  ihre  Zusammenarbeit werden  alle  transparent.“ Genau wie  Mitglieder   eines   Clubs treffen  sich die Mitarbeiter  freiwillig  und nach    eigenen  Zeitplänen. Das Büro  wird zum   Ort  der    Zusammenarbeit,  des Austauschs von  Ideen  und des Energieaufbaus  für  ein größeres  Ziel.

Die       fröhlichen, herzlichen  und  einladenden Innenräume des Clubs laden zum Gespräch und zur Zusammenarbeitei n,  wobei  jeder  Platz  ein potenzieller  Arbeitsplatz ist. Offene  Hospitality-Räume    regen  Debatten,  Lernen  und  Austausch  zwischen  Gästen  und  Mitgliedern an, „denn in einem Büro  sollte  es darum geht,    Menschen  zusammenzubringen und   einen  Ort zu schaffen, an dem  man  den  Geist    eines  Unternehmens spürt“,   erklärt  Kiefer. In der    Zwischenzeit können               Teammitglieder   Workshops  in flexiblen  Räumen  im  hinteren Teil des    Büros  abhalten, die sich leicht  an  die  Bedürfnisse  des  Tages anpassen können, wobei ein  dritter  Teil  des Clubs aus diskreteren  Arbeitsplätzen besteht –  obwohl ein Großteil  dieser  Funktion  von  Home  Offices besetzt  wurde.

Fehlbaum fügt hinzu:“ Fernarbeit    ist ein integraler  Bestandteil  des    Clubbüros. Aber  wir  glauben  an  unsere  gemeinsamen    Büroräume  ,  in denen  wir  zusammenkommen  können,  um  unsere  gemeinsamen  Ziele  zu erreichen  und  wo  Vitras  einzigartige  Unternehmenskultur    zum  Leben erweckt wird.“   Eine  aktuelle  Studie    des Becker Friedman Institute      schätzt,  dass  die  Welt    nach der Pandemie  in  den  USA  von 5 %  auf  22 %  der  Arbeitstage ansteigen  wird.  „Das   ist zwar  eine  Vervierfachung,     bedeutet aber für die meisten von         uns, dass   die   meiste Zeit eine  Rückkehr  ins Büro   bevorsteht“,   so  Fehlbaum. Mit    der  richtigen  Strategie  könnten jedoch mehr  Unternehmen  zumindest  teilweise in die Ferne treten.   Während  Startups  diese  Art  der  Arbeit  von  Anfang  an annehmen  können,   mehr  etabliert,  größere  Spieler müssen  sorgfältig  zu einem   hybriden  oder  Mehrheit Remote-Arbeitsregime   wechseln  . „Ein  sorgfältiger  Übergang  ist  das, was   während der durch   die  Pandemie  ausgelösten   Fernarbeitsphase   war und  einige  Unternehmen  und  viele  Einzelpersonen    zurückließ“,   erklärt  Fehlbaum. „Eine  bewusste  Entscheidung     über  ihren  zukünftigen  Arbeitsmodus    muss  getroffen werden, wenn  die  Kommunikation, Prozesse,  Schulungen,  Führungen  und  Arbeitsbereiche des Unternehmens  entsprechend angepasst  werden.“ 

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